"عدد الأوراق المخيط والمرقّم ×" ربما يكون الشيء الوحيد الذي يتبادر إلى الذهن عندما يتعلق الأمر بالحاجة إلى تدبيس المستندات. كيف تخيط المستندات؟ يتخيل الوافد الجديد على الفور أكوامًا من الأوراق ، مثبتة بإحكام بخيوط بنك ، ومغطاة بالغبار الكاوي ، في مكان ما في زاوية مكتب المحاسب أو قسم شؤون الموظفين.
ومع ذلك ، ليس كل شيء بسيطًا وسطحيًا كما يبدو للوهلة الأولى. ما الذي تحتاج إلى معرفته لتلافي الأخطاء في هذا الأمر الصعب؟ كيف تخيط المستندات بخيوط حسب الصورة؟ ستتم مناقشة هذه الأسئلة بالتفصيل في التعليمات خطوة بخطوة.
لماذا المواد الغذائية القديمة الطراز؟
هناك العديد من الجهات الحكومية التي قد تطلب مستندات مخيطة ليس بطريقة المصنع ، ولكن يدويًا باستخدام الخيوط. هذا ، أولاً وقبل كل شيء ، مفتشية الضرائب ، والأرشيف ، يطلبون خياطة المستندات بخيوط أثناء قبول الأوراق الخاصة بـتسجيل رواد الأعمال الأفراد ، تسجيل كيان قانوني أو الأعمال الورقية للمناقصة. كيفية تدبيس المستندات بشكل صحيح ، يظهر رقم الصورة 2. عادة ما تستخدم خيط سميك وإبرة سميكة.
يُعتقد أن الأوراق المالية المربوطة بهذه الطريقة يصعب فقدانها أو تزويرها أو استبدالها. بعض المنظمات ، لهذا السبب بالتحديد ، تستخدم مثل هذا الشكل من "الجد" لربط الوثائق المهمة. هناك حجة أخرى - في بعض الأحيان تكون الأوراق سرية للغاية ، والمديرين ، خوفًا من الدعاية أو تأثير المنافسين ، يعهدون بهذا العمل إلى شخص موثوق به فقط ، على التوالي ، يرفضون مساعدة الشركات المتخصصة.
مهم
يمكن أن تتسبب المستندات المخيطة بشكل غير صحيح في رفض تسجيل أو إعادة تسجيل مؤسسة ، وقبول الأوراق في الأرشيف ، مما يؤدي إلى إخراج المنظمة من المنافسة على العطاء ، والتأثير على قرار السلطة التنظيمية في حالة من تدقيق المنظمة
هل هناك قواعد موحدة؟
حتى الآن ، لا توجد قواعد واضحة حول كيفية خياطة المستندات بخيوط وفقًا لنمط واحد. لا يوجد سوى التوصيات والتعليمات. في الأساس ، تستخدم المؤسسات التطورات المنهجية في Rosarkhiv ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب الأمر رقم 76 في عام 2009 ، ومتطلبات GOST "عمل المكتب والأرشفة" ، وكذلك تعليمات من البنك المركزي لروسيا.
المرحلة الإعدادية
يجب معاينة جميع المستندات المراد تدبيسها ، وإذا كانت هناك علامات بالقلم الرصاص ، فامسحها. الأهميةضع في اعتبارك كل صفحة بعناية ، واستبعدها من الالتصاق ببعضها البعض ، وتأكد من وجود تسلسل منطقي وصحيح للوثائق في حزمة. قم بإزالة الأشياء الحادة أو الدبابيس أو الدبابيس أو مشابك الورق ، لأنها قد تتلف خيط التجليد وتؤدي إلى فقد المستند. من الضروري ترقيم الصفحات بقلم رصاص أسود بسيط ، في الزاوية اليمنى ؛ استخدام الحبر ، بما في ذلك اللون ، غير مسموح به. لا يمكنك ترقيم قريب جدًا من نص المستند ، فكلما زاد تداخله. يتم ترقيم الجانب الأمامي من الورقة فقط. يجب ألا يتجاوز الحجم الإجمالي للمستند المدبّس 250 ورقة ، ويجب ألا يتجاوز ارتفاع المستند المرقم والمُرقم 4 سنتيمترات. يظهر مثال على كيفية خياطة المستندات مع الخيوط في الصورة.
المرحلة التالية من الإعداد هي اختيار الأدوات. لخياطة المستندات بشكل صحيح مع الخيوط ، ستحتاج إلى: خرامه ، خيوط خاصة ، غطاء من الورق المقوى ، كما في الصورة. في بعض الحالات ، يتم استخدام ثقب الثقب. كيف وماذا تخيط الوثائق ، يقرر كل متخصص بنفسه. من الأنسب استخدام الخيوط القاسية أو خيوط البنوك ، وفي بعض الحالات يتم استخدام الخيوط الصوفية أو الأربطة. غالبًا ما تحمل وظيفة الزخرفة. عادةً ما تستخدم التقارير الجادة أسلوبًا أكثر صرامة. قم بإعداد المستندات بنفسك واستمارة الجرد.
بعض التفاصيل الدقيقة
- يجب أيضًا ترقيم الأوراق ذات التنسيق الكبير ، على سبيل المثال ، A3 أو A2. للقيام بذلك ، يتم توسيعه بالكامل وترقيمه وفقًا للقواعد العامة. ثم يتم طيها ولصقها خلفها بعنايةالزاوية
- إذا كان من الضروري تقديم خطاب ، يتم فتحه ، أولاً يتم ترقيم الظرف نفسه ، ثم صفحات الحرف بدوره.
- غلاف المستند غير مرقم. أيضًا ، لا يتم ترقيم صفحة العنوان إذا لم يكن هناك غلاف. ومع ذلك ، فإن الورقة الثانية مرقمة بالفعل بالرقم "2".
- إذا كان عدد الأوراق أكثر من 250 ، فسيتم تقسيمها إلى مجلدات. هذه الممارسة شائعة في المحاكم. يجب ترقيم كل مجلد على حدة.
- كيف يتم تدبيس المستندات إذا لم يكن من الممكن الإشارة إلى رقم الورقة في أعلى اليمين أو إذا كانت الورقة بأكملها مشغولة؟ يحدث هذا غالبًا ، على سبيل المثال ، عند ترقيم صورة ، وفي هذه الحالة يُسمح بالترقيم من الخلف.
- في حالة الترقيم الخاطئ ، يمكنك شطب الرقم. ومع ذلك ، يجب تأكيد التصحيح بالتوقيع.
- إذا لم يتم تخطي أكثر من ورقتين ، فيُسمح باستخدام تعيين حرف للصفحات التي تم تخطيها. لا يتغير الترقيم الرقمي للمستند الرئيسي ، ولكن يزداد عدد الأوراق. في هذه الحالة ، من الضروري تحذير الشخص الذي سيتلقى المستندات حول هذا الأمر.
- إذا كان من الضروري ترقيم مستند مرقم بالفعل أو به ترقيم ، فسيتم ترقيمه مرة أخرى.
- إذا تعذر فصل الأوراق الموجودة في الوثائق أو تم لصقها معًا ، فسيتم ترقيمها على شكل ورقة واحدة. يحدث هذا إذا كان المستند ، على سبيل المثال ، يحتوي على شيك أو صورة فوتوغرافية أو قصاصة جريدة ملصقة عليه. ولكن في الوقت نفسه ، من الضروري إجراء جرد ، وفي عمود "الملاحظات" أو في تسجيل الشهادة ، من الضروري توضيح المستندات التي تم لصقها ، وفي أي صفحة وما تحتويه.
ما هي المستندات التي يتم حياكتها غالبًا مع الخيط؟ بادئ ذي بدء ، الوثائق التأسيسية والتأسيسية. غالبًا ما يكون حجمها صغيرًا ، ويسهل اختراقها باستخدام المخرز ، كما أن الخياطة سهلة. هناك العديد من التقنيات للخياطة ، يمكنك عمل ثقبين ، ثلاثة أو خمسة. ثلاثة ثقوب هي الخيار الأكثر شيوعًا. ستكون خمسة ثقوب في متناول اليد عندما تكون بعض المستندات أصغر من غيرها ، وسيساعد توصيل خمسة ثقوب في إصلاحها بشكل أفضل. يتم استخدام التدبيس بخمس ثقوب إذا كانت المستندات ذات قيمة عالية ، وهذا سيقلل من مخاطر استبدالها.
كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح مع الخيوط: إرشادات خطوة بخطوة
- كدس الأوراق ، قم بمحاذاة الحواف.
- فحص ترتيب الورقة.
- حدد بقلم رصاص أماكن الثقوب المستقبلية بشكل متماثل في الوسط على الجانب الأيسر من الورقة. يمكن القيام بذلك على ورقة واحدة وعلى الكل.
- لابد من الانحراف عن النص 1.5 سم على الأقل
- يجب أن تكون العلامات رأسية تمامًا ، ويُسمح بمسافة تصل إلى ثلاثة سنتيمترات من بعضها البعض.
إذا كان المستند كبيرًا بدرجة كافية ، فمن الملائم اختراقه بخرز. تبدأ عادة من الثقب العلوي.
إذا لم يكن من الممكن استخدام غطاء المصنع ، كما في الصورة ، فيمكن لصق الورقة الأولى والأخيرة بشريط رفيع من الورق المقوى لمنع تلف الصفحات. من المهم اختيار طول الخيط الصحيح ، عادة ما بين 50 و 80 سم.
خياطة كلاسيكية بخيط - ثلاثة ثقوب
دعنا نحلل خيار كيفية خياطة المستنداتخطوة بخطوة في ثلاثة ثقوب. هذا هو الخيار الكلاسيكي والأكثر شيوعًا لحفظ الأوراق في الأرشيف أو للتحقق منها. كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح مع الخيوط في هذه الحالة تظهر بشكل أفضل في الصورة.
أحضر الإبرة والخيط لأسفل أسفل كومة المستندات ، وأخرجها من خلال الفتحة الموجودة في المرتبة الثانية. يجب ألا ننسى "ذيل" صغير يبلغ طوله 7-8 سم ، فسيظل مفيدًا. على الجانب الأمامي ، نوجه الإبرة إلى الفتحة العلوية ، ثم نعيد الإبرة إلى أدنى ثقب رقم 3. بعد ذلك ، "تغوص" الإبرة في الفتحة المركزية ، ونتيجة لذلك ، يبقى الخيطان بالأسفل. الآن يمكن عقدها.
علاوة على ذلك ، يجب أن تكون الوثيقة مصدق عليها ، ويتم لصق ورقة ، ووضع ختم وتوقيع الشخص المسؤول على القمة. كيفية خياطة المستندات بشكل صحيح وتأمين العقدة بالخيوط ، يمكنك أن ترى في الصورة.
بالإضافة إلى ذلك ، يتم لصق المخزون على ظهر الورقة الأخيرة. يمكن الكتابة باليد أو باستخدام قوالب جاهزة كما في الصورة
كيفية تدبيس المستندات في أربعة ثقوب؟
تقنية ثقب أربعة ثقوب متطابقة تقريبًا. الاختلاف الوحيد هو أن المستند مخيط من أعلى إلى أسفل. يبدو وكأنه دهن الخياطة. فقط في هذه الحالة يتم تكراره بترتيب عكسي ، أولاً من أعلى إلى أسفل ، ثم من أسفل إلى أعلى. وهكذا تكون الأربطة متجانسة بدون فجوات وكأنها مخيطة على ماكينة خياطة عملاقة.
المناسبات الخاصة
في بعض الأحيان يُسمح بتوصيل المستندات ليس عموديًا ، ولكن في الزاوية. فيهذه هي أوراق التقارير المالية بشكل أساسي ، والتي تتضمن تثبيت الأشرطة النقدية والشيكات على الجانب الأيمن. هذه الوثائق مخيطة في الزاوية. الخطوات هي نفسها المتبعة في التجميع القياسي للمستندات ، فقط الثقوب المثقوبة في الزاوية. عادة هناك اثنان. يتم لصق الورقة تمامًا على الزاوية. علاوة على ذلك ، فإن الإجراء مشابه - يتم اعتماده ، يتم وضع الختم.
الخلاصة
في عملية إعداد المستند وتدبيسه ، من المهم التفكير مسبقًا في كيفية تدبيس المستندات لتجنب كل أنواع القوة القاهرة. على سبيل المثال ، تحتاج أحيانًا إلى عمل نسخة من المستندات التي تم ربطها وأرشفتها بالفعل. يجدر القلق بشأن مثل هذه اللحظات مقدمًا. عادة ، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية أو المحاسبة أن يخمنوا مسبقًا أي مستند يجب تشغيله أولاً من خلال آلة نسخ. هذا يبسط العمل بشكل كبير ويوفر الوقت.
